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L'Agenzia delle Entrate fa il punto sulla conservazione sostitutiva delle fatture
Fornisce chiarimenti sulle modalita' di conservazione sostitutiva delle fatture e conferma la possibilita' di acquisire l'immagine direttamente dal supporto informatico.
Archiviazione fatture analogiche con sistema tradizionale e sistema di conservazione sostitutivo (ris. 195/E)
L'Agenzia delle Entrate, con la risoluzione 195/E del 30 luglio 2009, fornisce risposta positiva ad una società che, pur ricorrendo di norma
all'archiviazione tradizionale, vuole procedere a quella sostitutiva per le sole fatture rilasciate da un unico fornitore in formato flusso elettronico.

Quest'ultime inoltre non posseggono i requisiti necessari per essere considerate "elettroniche", mancando la firma digitale e la marca temporale.

I tecnici delle Entrate assimilano il caso in esame alla risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E con la quale l'Agenzia ha affermato la possibilità di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche; ritenendo, che possano convivere presso lo stesso contribuente, il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.

Seguendo le disposizioni fissate dal D.M. 23 gennaio 2004 è dunque, possibile che alcune della fatture ricevute come documenti analogici siano conservate con i metodi tradizionali ed altre, ricevute da un unico fornitore, siano dematerializzate e conservate in maniera sostitutiva. Qualora il processo di conservazione venga iniziato e portato a compimento in corso d'anno, con cadenza, dunque, inferiore a quella "almeno annuale" prevista dall'articolo 3,
comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004, si sottolinea la necessità che siano istituiti al fine dell'annotazione degli acquisti, di cui all'articolo 25 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, due distinti registri sezionali o due sotto-sezionali dell'unico registro, in cui devono essere annotate separatamente le fatture conservate in formato cartaceo e quelle oggetto di conservazione sostitutiva; è, inoltre, opportuno "quando ciò sia materialmente possibile e non comprometta le scelte operative e gestionali ovvero non comporti oneri eccessivi…" (cfr. la risoluzione n. 260/E del 2008) che per ciascun fornitore siano adottate modalità omogenee di conservazione e che, dunque, ogni fornitore figuri in un unico sezionale o sotto-sezionale.

Sempre allo scopo di velocizzare e di semplificare la procedura, la società pone un ulteriore quesito sulla possibilità di procedere all'acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei. I tecnici delle Entrate fanno presente che gli opportuni chiarimenti al quesito posto sono stati resi con la recente risoluzione 15 giugno 2009, n. 158/E.

L'Amministrazione, citando il passato documento di prassi, conferma che l'acquisizione dell'immagine delle fatture da conservare può saltare le fasi della stampa e scansione, a condizione che: "l'immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento" e sia garantito l'ordine cronologico, senza soluzione di continuità dei documenti da conservare, che gli stessi vengano memorizzati su di un supporto che ne garantisca la leggibilità nel tempo e che, infine, siano assicurate le funzioni di ricerca ed estrazione, come previsto dall'articolo 3 del decreto ministeriale.



Documento analogico direttamente dal supporto informatico tramite lo spool di stampa (ris. 196/E)
L'agenzia delle Entrate, con la risoluzione 196/E stabilisce che è libera la modalità di acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare in via automatizzata a condizione che sia garantita la fedele rappresentazione. Nessun vincolo temporale né specifiche regole per l'opzione e la revoca della conservazione sostitutiva.

L'istante chiede se la procedura che intende seguire è conforme alle norme vigenti:
• invio ad un provider esterno dei file informato pdf;
• importazione dei file sulla piattaforma del provider esterno tramite upload e filgate;
• firma dei file presenti sul server del provider;
• memorizzazione dei file firmati in ordine cronologico su supporto idoneo a garantire la leggibilità nel tempo.

Alla luce della procedura di conservazione sopra descritta, l'istante formula tre distinti quesiti relativi:
1) alla correttezza della procedura ed alla sua conformità complessiva alle vigenti disposizioni in materia tributaria;
2) alla tempistica per l'acquisizione dell'immagine dei documenti analogici ai fini della loro conservazione sostitutiva;
3) al termine minimo di validità dell'opzione per la conservazione sostitutiva, alla sussistenza di preclusioni ad un eventuale "ripensamento" con
ritorno alla conservazione su supporto cartaceo ed alla possibilità, in tale ultima ipotesi, di avvalersi successivamente della conservazione sostitutiva.

I tecnici delle Entrate precisano che tutte le domande poste dall'istante attengono alla conservazione sostitutiva di documenti analogici, la cui disciplina è rinvenibile nell'articolo 4 del decreto Ministro dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004. In particolare, la memorizzazione dell'immagine può realizzarsi su un qualunque supporto che garantisca la leggibilità nel tempo "purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta" (articolo 3, comma 1, lettera d) articolo 4 del citato decreto).

Anche la risoluzione del 15 giugno 2009 n. 158/E ribadisce il concetto che l'unico vincolo è la fedeltà dell'immagine acquisita (che può avvenire attraverso lo spool di stampa) mentre non ci sarebbero regole specifiche sui criteri di acquisizione.

L'amministrazione finanziaria risponde nel seguente modo ai tre quesiti:
• in merito al quesito sub 1) osserva, dunque, che l'acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare può avvenire sia tramite scansione del documento cartaceo, come prospettato dall'istante, sia con altre modalità che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento;
• per quanto riguarda quesito sub 2), rinvia a un precedente documento di prassi in cui viene stabilito che la conservazione elettronica dei documenti analogici, può essere effettuata in qualunque momento, previa memorizzazione dell'immagine (circolare 36/2006);
• in relazione all'ultima domanda, la risoluzione precisa che non sono previsti specifichi obblighi sui termini minimi di validità dell'opzione per la conservazione sostitutiva e sulla eventuale revoca; quest'ultima non pregiudica la possibilità di ricorrere nuovamente all'archiviazione elettronica.

L'unico vincolo esistente è la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d'imposta (articolo 4, comma 2 del citato decreto.



Conservazione informatica di più documenti analogici unici con apposizione di firma qualificata e marca temporale (ris. 220/E)

I tecnici delle entrate con la risoluzione 220/E del 13 agosto, rispondono ad una istanza di interpello presentata da una società di servizi che, per le sue imprese clienti, emette fatture elettroniche ed effettua la conservazione sostitutiva di documenti fiscali analogici o elettronici. La società istante precisa, che quest'ultima prestazione, abitualmente, avviene in full-outsourcing e che intende delegare completamente - se corretto da un punto di vista fiscale – ad altro operatore specializzato (persona giuridica) previa la necessaria autorizzazione dei clienti al relativo subappalto la conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali. Spiega inoltre che, il servizio di conservazione sostitutiva delle fatture cartacee e, in genere, dei documenti analogici originali rilevanti ai fini tributari, viene eseguito mediante scansione, con estrazione dei dati più significativi tramite sistemi di riconoscimento OCR (Optical Character Recognition), di indicizzazione (ovvero collegamento delle singole immagini ai campi di ricerca) e di chiusura del lotto con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione.

La società istante pertanto chiede ai tecnici delle entrate se sia corretto il procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti analogici sopra descritto e, inoltre, se il responsabile della conservazione sostitutiva possa nominare, quale "delegato della conservazione sostitutiva", con il consenso del cliente, un terzo fornitore (persona fisica o giuridica).

L'agenzia delle Entrate accorda entrambe le ipotesi avanzate premettendo che sono tre i documenti fondamentali intervenuti sull'argomento:
• la disciplina generale delle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto è contenuta nel decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004;
• gli articoli 21 e 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 recano la disciplina della fattura elettronica;
• inoltre, per l'individuazione delle regole tecniche occorre far riferimento alla deliberazione del Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione del 19 febbraio 2004, n. 11 (di seguito, delibera CNIPA).

L'agenzia ricorda, che l'affidamento dell'incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non fa venir meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell'Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti (risoluzioni 3 ottobre 2008, n. 364/E e 9 luglio 2007, n. 161/E) e nulla vieta al contribuente di affidare tali adempimenti "ad una o più persone" (cfr. circolare 36/E, del 6 dicembre 2006), di natura "giuridica" o "fisica". E' l'articolo 5 della deliberazione Cnipa che riconosce entrambe le possibilità. Con la stessa ratio l'operatore delegato può subappaltare a un'altra società il servizio in questione, dopo aver ottenuto l'autorizzazione del cliente.

Rispetto al secondo quesito, la risoluzione cita l'articolo 3 del D.M. il quale stabilisce, inoltre, che i documenti possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché siano assicurati l'ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta, e le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici.

Come chiarito con la risoluzione 15 giugno 2009, n. 158/E, è necessario che il procedimento di acquisizione dell'immagine dei documenti garantisca che l'immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta. Per quanto riguarda le fatture, è necessario che dall'immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall'articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972

Il processo di conservazione sostitutiva termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale "sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti, o di insiemi di essi, da parte del responsabile della conservazione" (articolo 3, comma 2, del D.M.). Dal tenore letterale della citata disposizione si evince che la firma elettronica qualificata e la marca temporale possono essere apposte anche sull'insieme dei documenti da conservare e non necessariamente sul singolo documento oggetto di conservazione.

I tecnici infine ritengono che l'articolo 23, commi 4 e 5, del decreto legislativo n. 82 del 2005 ("Codice dell'amministrazione digitale", di seguito Codice) disciplinante l'archiviazione dei documenti analogici originali rilevanti ai fini fiscali, per i quali continua a rendersi necessaria la sottoscrizione di un pubblico ufficiale, non sia applicabile nella fattispecie in esame.
Data pubblicazione: 30 Set 09  
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