Costi e benefici della conservazione elettronica dei documenti.

Risparmi fino a 80 €. Investimenti ammortizzati in due anni
Risparmi da 2 a 80 euro per fattura e personale libero di svolgere altre mansioni. Da una ricognizione di ItaliaOggi Sette, emerge che con la conservazione sostitutiva di fatture e altri documenti aziendali (libri contabili, libro unico del lavoro, contratti) gli investimenti in software e formazione vengono ammortizzati in uno/due anni e si tagliano così i costi, gli spazi di archiviazione, il tempo di ricerca e la gestione delle informazioni.


I costi dell’archiviazione - Un esempio di calcolo
Tenendo presente i costi vivi e diretti dell’archiviazione (risorse dedicate, costo carta, scanner etc.) e quelli relativi alla produttività (velocità di archiviazione, ricerca successiva documento) è possibile fare un calcolo approssimativo del risparmio e di dove esso possa incidere.

Le voci di gestione di un documento possono essere suddivise in:
• Costo struttura per l’archiviazione delle risme di carta: costi dovuti all’acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole, ...) circa 0,03 euro/foglio
• Costo annuo dello spazio: 100 euro/mq. Supponendo che ogni metro abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli l’uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15 mila fogli. Da qui un costo di 100 euro/15 mila fogli = 0,007 euro/foglio
• Tempo archiviazione: mediamente per archiviare un foglio manualmente occorrono circa 2 minuti (protocollo, ricerca cartella idonea, foratura ecc...). Calcolando che uno stipendio medio mensile sia di 1.200 euro (all’azienda quindi costa almeno il doppio per cui circa 2.400 euro), si ha che annualmente (13 mensilità) un impiegato costa circa 30 mila euro. Considerando che i giorni lavorativi sono 230 si ha che il costo giornaliero aziendale è di circa 130 euro, cioè circa 0,27 euro/minuto. Un documento archiviato costa allora circa 0,55 euro
• Costo e tempo di ricerca: Possiamo considerare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi (circa 5 minuti):
• tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento
• tempo di ricerca tra i faldoni e i fascicoli
• fotocopia del documento
• reinserimento del documento al suo posto originario

Costo per la ricerca = 5 x 0,27 = 1,35 euro/documento
Costo fotocopia: 0,025 euro/foglio

TOTALE COSTO per foglio archiviato:
Costo archivio= Costo struttura + Costo annuo dello spazio + Tempo archiviazione + Costo fotocopia = 0,03 + 0,007 + 0,55 + 0,025 = 0,61 euro
Costo di ricerca = 1,35 euro

Esempi:
Calcolando un coefficiente di 1,4 per tener conto che alcuni documenti hanno 2 o più pagine. Calcolando una percentuale di movimentazione dell’archivio del solo 20% che è molto basso precauzionalmente (che influenza il punto “Costo di ricerca”)

Piccola azienda
Azienda con 1.000 documenti (tra documenti di trasporto attivi e passivi, fatture attive e passiva, ordini, note credito, ...):
Costo archivio = 1.000 documenti x 1,4 = 1.400 pagine x 0,61 euro = 854,00 euro
Costo di ricerca documenti presenti in archivio x 20% = 1.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 10.000 documenti x 20% movimentazione media = 2.000 documenti movimentati x 1,35 euro = 2.700 euro
Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 3.554 euro (stima sottostimata precauzionalmente) Media azienda Azienda con 10.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passive, ordini, note credito, ...):
• Costo archivio = 10.000 documenti x 1,4 = 14.000 pagine x 0,61 euro = 8.540 euro
• Costo di ricerca documenti presenti in archivio x 20% = 10.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 100.000 documenti x 20% movimentazione media = 20.000 documenti movimentati x 1,50 euro = 27.000 euro (*)
• Costo annuale per Archiviazione e Ricerca = 35.540 euro (stima sottostimata precauzionalmente)

Questo tipo di calcolo si potrebbe applicare anche a offerte, ordini, conferme ordine, e-mail, disegni Autocad o ancora senza tener presente le aziende che producono quantità enormi di carta stampando alcuni libri fiscali tipo il libro giornale, il libro giornale magazzino, i libri Iva, ecc... .


Investimenti ammortizzati in due anni
«Il mercato si è risvegliato», dicono gli operatori. L'introduzione di sistemi di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti permette oggi per le piccole, medie e grandi imprese la trasformazione del ciclo gestionale della carta, in particolare della fatturazione sia attiva che passiva, con sistemi elettronici. Oggi, la fattura può non essere mai stampata e circolare nelle reti informatiche aziendali sotto forma di immagine, che è valida e rilevante a ogni effetto di legge.

I risparmi sono calcolabili non soltanto in termini di carta e inchiostro, ma in termini di comodità gestionale. Si pensi alla facilità di richiamo via web (magari da sedi distaccate dell'azienda) del documento informatico, rispetto alla ricerca del «pezzo di carta» in archivi o alla garanzia di un documento al riparo da perdita, usura, logorio del tempo, fenomeni atmosferici. Si pensi alla possibilità di associare in via immediata una determinata fattura, l'eventuale nota di credito, i documenti di trasporto a essa associati. Si pensi, infine, al risparmio in termini di spazio: centinaia di faldoni di carta possono essere «legalmente» sostituti da un semplice supporto di memorizzazione, come il cd o il dvd.

Ma la frontiera della conservazione sostitutiva sta pervadendo ogni aspetto della produzione documentale in azienda. Libri sociali, corrispondenza, contratti, scritture contabili, documentazione su clienti e fornitori possono essere solo «virtuali» e avere il medesimo valore giuridico legale e probatorio degli originali. Da un'analisi fatta da Netconsulting e Infocamere la voce gestione e conservazione documenti contabili e fiscali rappresenta circa l'80% dei documenti prodotti da un'azienda.


Risparmi per 60 miliardi
«La legge che consente la gestione elettronica dei documenti e che garantisce ai file in formato elettronico valore probatorio ai fini fiscali e legali è attiva in Italia in teoria dal 1994 (art. 2220 c.c.) in pratica dal 2004», spiega il presidente dell'Anorc, Andrea Lisi. In un percorso che arriva alla scorsa estate, l'archiviazione all digital con conservazione sostitutiva è stata resa via via più totale. Tra giugno e luglio, infatti, tre distinte risoluzioni delle Entrate hanno ribaltato un punto fermo delle precedenti regole per la conservazione: la necessità di materializzare i documenti analogici e procedere successivamente all'acquisizione dell'immagine dei documenti materializzati (si veda box in pagina, ndr). Si corregge il tiro e si specifica che «il processo di materializzazione e acquisizione (ovvero stampa e scansione) non è più necessario, ma che è possibile lavorare direttamente in digitale» specifica Lisi. Questo vuol dire che mentre fino a giugno le fatture, per esempio, in pdf dovevano essere stampante e scannerizzate per poter essere sottoposte al processo di conservazione, adesso è invece possibile portare in conservazione direttamente i file pdf.

Questa posizione permette di procedere in maniera semplice e pratica alla conservazione dei documenti fiscali, rendendo finalmente facile e vantaggioso per tutti adottare la conservazione sostitutiva. Eppure, sono ancora molte le aziende italiane che non hanno ancora sfruttato i benefici che potrebbero ottenere con l'adozione di questi sistemi, vantaggi sia in termini economici che organizzativi. Soprattutto le micro imprese, dicono le associazioni di categoria, sono restie ad adottare software dedicati un po' per carenza delle conoscenze tecniche e informatiche, un po' perché temono nel breve di non rientrare della spesa, anche se, ormai, il prodotto per la sola scansione e l'importazione del documento si trova nel mercato a poche centinaia di euro, se non addirittura in versione gratuita. In questo modo le aziende possono liberarsi dall'ingombro della carta che per legge si dovrebbe invece mantenere per 10 anni.

Una ricerca condotta dal Politecnico di Milano, rende noto che se tutte le imprese italiane iniziassero a utilizzare la pratica dell'archiviazione sostitutiva, i benefici complessivi arriverebbero a 60 miliardi di euro l'anno, circa il 4% del pil nazionale. Un forte impatto dunque sull'azienda singola e sul sistema paese. Dalla ricerca emerge che sarebbero soprattutto le piccole e medie imprese a godere di immediati benefici: gli investimenti verrebbero infatti ripagati in solo uno o al massimo due anni.

In questo modo possono guadagnarci, quindi, le aziende che vendono i software, le pmi e gli studi professionali che se ne avvalgono.

Uno studio di professionisti contabili può risparmiare ogni anno una intera risorsa umana e dedicare la stessa a lavori più remunerativi: essa infatti non stampa più, non archivia più, né ricerca, né fa invii cartacei di modelli, libri sociali, bilanci, registri e può rendere disponibile tutta la documentazione on-line per i propri clienti, sostiene la ricerca del Politecnico. Per non parlare, poi, dell'imminente uso massiccio della Pec, le cui ricevute dovranno essere archiviate come si conserva oggi la ricevuta di ritorno dei una raccomandata.


Eliminare la carta con Office
In ogni azienda si producono documenti: fatture, bolle di accompagnamento, offerte, oppure progetti o semplici comunicazioni. Perché lasciarli sulla carta? Le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili, la normativa non è più un ostacolo e i benefici sono garantiti, sia per quanto riguarda il recupero di efficienza sia in termini di risparmio e tutela ambientale.