Pubblicato in Gazzetta Ufficiale il decreto del MEF 'Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche'.

Siamo in presenza di una vera trasformazione
tecnologica
epocale nella produzione, gestione e conservazione dei
documenti informatici.
Anche la disciplina archivistica ne è profondamente
coinvolta e
gli archivisti svolgeranno un ruolo determinante nella
gestione e
conservazione degli archivi digitali.

Va detto che gli stessi sono parte attiva sin dalla
formazione del
documento informatico, dovranno infatti stabilire, grazie
alle
loro competenze, quali metadati dovranno essere
associati nella
gestione e nella conservazione dei documenti
informatici. L’uso
coscienzioso dei metadati, delle specifiche e degli
standard,
servirà per garantire il significato archivistico dei
documenti.

In caso di affidamento di un processo di conservazione,
le
amministrazioni pubbliche dovranno rivolgersi al solo
conservatore accreditato presso AgID, responsabile
della
conservazione perché avrà creato il suo ufficio,
composto da
persone competenti che interagiranno con il
responsabile della
gestione documentale del Produttore, il quale, proprio
per le sue
competenze, dovrà generare il pacchetto di versamento
che
conterrà i riferimenti che identificano il fascicolo. Solo
grazie ad
un lavoro di collaborazione si potranno associare
correttamente,
all’oggetto digitale, tutte le informazioni sulla
rappresentazione
e sulla conservazione.

Il sistema di conservazione dovrà tenere conto delle
nuove
regole tecniche. In riferimento a queste, si rammenta
che il
Ministro per la pubblica amministrazione ha firmato il 3
dicembre 2013 il decreto per la segnatura di protocollo
e la
conservazione, mentre il decreto per la formazione dei
documenti è stato bloccato dalla Commissione europea.

Bisognerà attendere la pubblicazione degli stessi in
Gazzetta
Ufficiale e, al trentesimo giorno, successivo alla data di
pubblicazione in G.U. i decreti entreranno in vigore. Il
sistema di
conservazione dovrà rispettare standard e specifiche
tecniche
per la conservazione. Questi sono elencati nell’allegato
3 delle
regole tecniche.

Il nuovo sistema di conservazione avrà come modello di
riferimento l’OAIS (sistema informativo aperto per
l’archiviazione) ovvero una nuova struttura organizzata
di
persone e sistemi che accetti la responsabilità di
conservare a
lungo termine l’informazione per renderla disponibile ad
una
comunità di riferimento.

Nuovi concetti che dovremo imparare come le tipologie
di
pacchetto informativo: il SIP per il versamento, L’AIP per
l’archiviazione e il DIP per la distribuzione, oppure i
soggetti che,
a diverso titolo, interagiscono con l’archivio o OAIS: il
produttore, il conservatore e l’utente.
Quest’ultimo dovrà essere in grado di cercare ed
acquisire tutte
le informazioni di suo interesse.

Volgendo lo sguardo al nuovo archivio, esso dovrà
essere in
grado di trasformare i pacchetti di versamento in
pacchetti di
archiviazione. L’oggetto digitale archiviato e i metadati
di
conservazione, costituiscono un singolo pacchetto
informativo.

Il pacchetto di distribuzione è il pacchetto informativo
che dovrà
essere consegnato all’utente a seguito delle sue
richieste di
accesso. Un altro cambiamento introdotto dalle nuove
regole
tecniche è l’adozione del manuale della conservazione,
l’adozione di modelli organizzativi relativi al sistema di
conservazione, l’indicazione sulla figura professionale
idonea a
gestire l’OAIS nonché l’indicazione di nuove figure
professionali
aventi competenze archivistiche.

Si rammenta, infine, che le imprese private non avranno
l’obbligo
di rivolgersi ai conservatori accreditati o ad esperti
archivisti, per
creare il pacchetto di archiviazione delle proprie fatture
elettroniche, ma dovranno essere altrettanto consci che,
l’apposizione della firma digitale e della marca
temporale all’AIP,
non fanno la conservazione.

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